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【裏ワザあり】今日からできる仕事効率化で劇的に生産性を向上させる方法!

仕事が遅いと言われる

残業ばっかでつかれた

 

こんな人の悩みを解決します!

 

今回紹介する方法を試せば今より確実に成長できます。

だれでもできるアクションプランを紹介します!

 

根拠は、社会人経験0未経験の自分が半年で就職した会社で半年という期間で昇格できました。

仕事効率化で生産性を向上させる方法

 

 

 

 

 

 

・なかなか仕事が終わらない。

・思うように進行できない

 

そんな悩みを持っている人も多いかと

逆に仕事が早く数字をだしている人との違いはなんでしょう?

 

才能?

 

答えは仕事への取り組み方法が違うからです。

 

しっかりとした方法で取り組むだけで確実に今の状況は改善されます。

やり方を知らずにがむしゃらに仕事をする事をやめれば良いだけです。

 

仕事効率化ポイント①把握

 

 

 

 

 

 

仕事を始める前にタスクのアウトライン化はしてますか?

 

1日の始まりに今日やるべき事は把握できてますか?

 

全て書き出してから業務をして下さい。

 

自ずと1つのタスクにかけれる時間が見えてくるでしょう

 

またやる必要がない仕事も何故かやってる人がいます。

やったらベターの仕事ではなく、マストなタスクだけをリストアップする事を心がけてみて下さい。

仕事効率化ポイント②計画

アウトライン化したらタスクの優先順位を立てましょう。

 

期日があるタスクならしっかり余裕を持って終わるように計画を立てましょう。

 

仕事をしていく上でイレギュラーは、発生するものです。

計画段階でイレギュラーな事象が発生しても打撃が一番最小限に収まる順番を立てる必要があります。

 

また予想できるリスクは、可能な限りインプットしときましょう。

慣れてきたら上手くいかなかった時の対応方法もいくつか用意しとくと良いです。

仕事効率化ポイント③実行

 

 

 

 

 

 

いざ業務に取り掛かります。

 

ここで大事なのは、計画した時間内にちゃんとタスク処理ができているか?を常に把握しとく必要があります。

予定よりおしているならば原因となってる要因を次回に活かす為にメモしとく事をオススメします。

 

またミスは生産性を下げます。

ミスは、極力しないようにミスをしやすい所には時間をしっかり時間をかけ

蛇足でできる部分は、6割りくらいの力で取り組むくらいのパワーバランスで仕事をしてみて下さい。

仕事効率化ポイント⑤思考構築

 

 

 

 

 

 

ここまでは実際行動する部分の説明をしました。

紹介した把握→計画→実行をする上で土台となる思考を紹介していきます。

 

やらなくていい事はしない

この考え方を持ててない人は絶対と言っていいど結果が出ません。

どの仕事においても

 

・何と無くやったほうが良いと思う

・今までやってきたからやっている

 

などと言った分類の仕事があります。

 

これに時間を割いているとやるべき仕事が厳かになります。

 

結果に直結しない仕事は極力やらない。

意味が明確でない仕事はしない

 

これを実践するだけで数字や生産性は向上します。

今振られている仕事は自分の会社に求められている仕事なのか?

常に疑問を持って仕事をしましょう。

 

物量をこなしていると自分は仕事をしている気になる人がいます

しかし結果を出していたり生産性が高い人は上手くサボれている人です。

 

組織には必要のない事が多かったりしますのでしっかり見極めて

そのような仕事は後回しにしましょう。

 

必要に応じて無駄な仕事をしない環境づくりやルール作りを打診してみるのを強くオススメします。

はじめは煙たがれるかもしれませんが結果が出たら、その提案は英雄扱いされます。

一人で全部抱えない

日本人にありがちなんですが、助けは求めましょう。

 

人ができる仕事量なんてたかがしれてます。

 

自分だけが明らかに多くの仕事を抱えているなら周りに助けを求める必要があります。

全部一人でやろうとするとミスも多発しますし

あの人がやってくれるからいいや
などといった風潮がでます。

 

言い方だけ気をつけて周りに助けを求める事も選択肢に必ず入れて仕事をしましょう。

仕事効率化【オススメ本】

 

 

仕事効率化【裏技】

ここで少し裏技を紹介します。

紹介する事を実践していない人は試してください。

システム化

まず数字の管理であったり情報入力の作業

メールの返信など多くの仕事があると思います。

 

最大限自動化できる仕組みを最初に作ってしまいましょう。

 

メールのテンプレートを作る

管理表などもエクセルの関数を駆使して一部入力すれば良いようにする

 

などアイディア次第で可能性無限大

辞書登録

よく使う文体は、必ず辞書登録しましょう。

 

あ→ありがとうございます。引き続き宜しくお願いいたします。

か→確認でき次第再度ご連絡致します。

 

その他にも、名前や自分の連絡先や住所も1文字打てば出るようにしとくと便利です。

マウスをつかわない

仕事早い人は、マウスを殆どつかわないですね。

全てショートカットで作業してます。

windows

Ctrl+C ドラックしたものをコピーする

Ctrl+V ペースト(貼り付け)が出来る

Ctrl+X カット(切り取り)が出来る

Ctrl+Y リドゥ(やり直し)取り消した操作をもう一度やり直す

Ctrl+Z アンドゥ(取り消し)が出来る/カーソルの後ろの文字を1行削除

Ctrt+A 表示されてる文字やファイルやフォルダをすべて選択する

Ctrl+P 印刷に関連した作業やプリンターの追加等

Alt+Tab アプリケーションを切り替える

Alt+ひらがな ローマ字入力やかな入力の切り替えをする

Shift+F10 マウスの右クリックと同じようにメニューを開く

Windowsキー+M 開いているすべてのウインドウの最小化

Shift+Delete ゴミ箱に入れずに完全削除する

Shift+F10 マウスの右クリックと同じようにメニューを開く

Windowsキー+L ログオフをする

Windowsキー+P ディスクトップの表示切替

mac

 

【まとめ】仕事効化で劇的に生産性を向上させる方法

 

 

 

 

 

 

人に与えられた時間の流れは平等

その中で差が生まれる根本的な理由は「取り組み方や方法」です。

 

できる人と出来が違うから自分には無理と思わず先ずは、やり方を変えてみて下さい。

自ずと今までとは違う結果になってきます。

 

それを後はPDCAサイクルを回すだけです!

  • この記事を書いた人

ATSUSHI

大学中退し29歳まで音楽活動をしながらバイトで生活したものの危機感を覚え29歳にして初めて就職活動。バンド活動で培ったマインドや行動力やノウハウを活かして会社員をしながらブログ運営と独学でプログラミング学習。 自分自身で生きる力をつけれるような情報を随時発信。

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